Eine spannende und überzeugende Präsentation zu halten, ist alles andere als einfach. Sie sind vielleicht auch schon in die Versuchung gekommen, der „dunklen Seite der Gestaltungsmöglichkeiten“ nachzugeben, denn trotz Corporate Design wird man gerade bei PowerPoint leicht dazu verleitet, die vielfältigen Mittel auszuschöpfen, eigene Folien einzeln zu individualisieren. In Anbetracht eines wachsenden Bestands an Foliensätzen wird dies jedoch schnell zu einer zeitraubenden Aufgabe. Der Überblick geht verloren und für Aktualität des Inhalts zu sorgen wird zur lästigen Fleißarbeit.
Präsentationen für den Schulungsbereich oder den Vertrieb genauso strukturiert und bequem zu verwalten, wie man es bei der Technischen Dokumentation mit Redaktionssystemen wie SCHEMA ST4 schon gewohnt ist? Also echtes Content-Management auch für PowerPoints? Ja, das wäre unter diesem Blickwinkel dann doch eine feine Sache. Unser Ehrgeiz war geweckt und wir haben uns dieser Herausforderung gestellt: PowerPoint-Präsentationen per Knopfdruck aus ST4 erzeugen! Mit Erfolg – so viel sei vorab verraten.
Content-Management-System als Grundlage
Falls Sie bereits ST4-Nutzer sind, kennen Sie die Vorteile, die eine medienneutrale Datenverwaltung mit sich bringt:
- Verschiedene Layouts
- Variantensteuerung
- Wiederverwendung von Informationen
- Übersetzungsmanagement
Das alles bleibt Ihnen jetzt auch für ihre PowerPoint-Präsentationen erhalten. In welcher Sprache der Vortrag gehalten werden soll, entscheiden Sie durch einen Mausklick – und schon entsteht aus den übersetzten Content-Modulen eine neue Sprachvariante. Genauso verhält es sich mit dem Austausch der Corporate Identity, des Logos oder von Produktnamen.
PowerPoint als Zusatz
In SCHEMA ST4 finden Sie mit unserer Lösung neben PDF und HTML nun auch PowerPoint als ebenso einfach auswählbares Ausgabeformat gelistet. Sie können ein einheitliches Layout-Design wählen, das sich selbstverständlich für eventuelle Tochter- oder Schwesterfirmen anpassen lässt.
Alles, was bereits im Content-Pool des Content-Management-Systems (CMS) vorhanden ist, kann auch Teil einer Präsentation sein, egal ob Text, Bild oder Videomaterial. Durch Vergabe entsprechender Metadaten ist jedem Content-Element ein Platz auf der Folie zugewiesen. Für ein konsistentes, professionelles Erscheinungsbild ist dadurch in allen Präsentationen gesorgt. Gleichzeitig wird das bisherige Wirrwarr aus veralteten Ständen sowohl inhaltlicher als auch gestalterischer Natur vermieden.
Präsentationswerkzeuge dürfen nicht fehlen
ST4 fördert Standardisierung und strukturiertes Arbeiten. Es setzt daher Formatierungsexzessen von übereifrigen Präsentationskünstlern zu Recht ein Ende. Die beliebten Animationen stehen dennoch zur Verfügung, sodass sich Inhalte nach wie vor anschaulich aufbauen lassen – schließlich wird niemand gern von zu viel Informationen erschlagen. Ein langsames Heranführen an das Gesamtbild ist meist ratsamer.
Um eine inhaltliche Überladung der Folien zu umgehen und trotzdem nichts zu vergessen, bieten wir die Funktion von Foliennotizen an. Sie ersetzten Papierzettel, indem der Text zwar auf dem Monitor erscheint, jedoch nicht in der projizierten Präsentation. So haben Sie Ihre Gedankenstützen immer im Blick. Ein weiterer Vorteil: Sie können so die Präsentation mit allen zusätzlichen Informationen als Datei an Kunden oder Schulungsteilnehmer weiterleiten.
Fazit
Die Nutzung eines Redaktionssystems auch für Präsentationen ist eine elegante Möglichkeit zur Erstellung und vor allem Verwaltung von Schulungs- und Vertriebsfolien – keine veralteten Inhalte mehr, leichte Übersetzung und das alles auf Knopfdruck. Wäre das für Sie und Ihr Unternehmen eine Erleichterung? Welche Features dürfen dabei auf keinen Fall fehlen? Wir freuen uns über Ihre Kommentare!
Der Beitrag PowerPoint und Content-Management im Einklang erschien zuerst auf doctima.
